Politică de confidențialitate

Ultima actualizare: iulie 2026

1. Introducere

Prezenta Politică de Confidențialitate reglementează modul în care ASOCIAȚIA INCLUS colectează, utilizează, stochează, transmite și protejează datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul website-ului, formularelor de contact, platformelor de comunicare și activităților sociale, educaționale și de sprijin comunitar desfășurate de asociație.

Protecția datelor cu caracter personal și respectarea vieții private a persoanelor care interacționează cu Asociația INCLUS reprezintă o prioritate fundamentală pentru organizația noastră. Înțelegem caracterul sensibil al multor situații cu care se confruntă beneficiarii noștri și depunem toate diligențele rezonabile pentru implementarea unor măsuri adecvate de securitate, confidențialitate și conformitate.

Ne angajăm să prelucrăm datele cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR”), cu legislația națională aplicabilă și cu principiile legalității, echității, transparenței, limitării scopului, minimizării datelor și securității prelucrării.

Prin accesarea website-ului, completarea formularelor, transmiterea datelor sau utilizarea serviciilor și programelor organizate de Asociația INCLUS, confirmați că ați citit și înțeles prevederile prezentei Politici de Confidențialitate.

2. Operatorul de date

Operatorul datelor cu caracter personal este:

ASOCIAȚIA INCLUS
CUI: [în curs de actualizare]
Adresă: Mun. Târnăveni, Strada Armatei nr. 94/A, jud. Mureș, România
E-mail: asociatiainclus@gmail.com
Telefon: 0756 927 271

În sensul legislației privind protecția datelor cu caracter personal, Asociația INCLUS are calitatea de operator de date și prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile.

Pentru orice întrebări privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația aplicabilă, ne puteți contacta la adresa de e-mail menționată mai sus.

3. Definiții

• Date cu caracter personal – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă.
• Prelucrare – orice operațiune efectuată asupra datelor cu caracter personal, inclusiv colectarea, stocarea, organizarea, utilizarea, transmiterea, modificarea, restricționarea sau ștergerea acestora.
• Persoană vizată – orice persoană fizică ale cărei date sunt prelucrate de către Asociația INCLUS, inclusiv beneficiari, aparținători, membri, voluntari, donatori, colaboratori, reprezentanți ai autorităților, vizitatori ai website-ului sau alte persoane care interacționează cu asociația.
• Consimțământ – orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate prin care persoana vizată acceptă prelucrarea datelor sale cu caracter personal.

4. Activitatea desfășurată

Asociația INCLUS este o organizație neguvernamentală care desfășoară activități sociale, educaționale și de sprijin comunitar, având ca scop susținerea persoanelor aflate în situații de vulnerabilitate, promovarea incluziunii sociale și dezvoltarea unor mecanisme eficiente de sprijin pentru persoane și familii aflate în dificultate.

Activitatea asociației este orientată, în principal, către:

• Reintegrarea persoanelor cu patologie psihiatrică – sprijin în procesul de reintegrare în comunitate, prin activități de îndrumare, sprijin social, orientare și intervenții adaptate nevoilor individuale.
• Educație privind sănătatea mintală și demența – activități educaționale, campanii de informare, evenimente, materiale și articole dedicate sănătății mintale, demenței și dificultăților asociate acestora.
• Sprijin pentru victimele violenței domestice – activități de informare, orientare și sprijin psihosocial, într-un cadru caracterizat prin confidențialitate, respect și siguranță.
• Programul „Adoptă o familie” – identificarea, evaluarea și monitorizarea familiilor aflate în dificultate socio-economică, în vederea acordării de sprijin material, financiar sau de altă natură.
• Proiecte comunitare – proiecte sociale, educaționale și comunitare destinate sprijinirii persoanelor vulnerabile și consolidării solidarității comunitare.

Activitățile desfășurate de Asociația INCLUS au caracter social, educațional, informativ și de sprijin comunitar. Cu excepția situațiilor în care se menționează expres colaborarea cu profesioniști autorizați, activitățile desfășurate de asociație nu reprezintă servicii medicale, servicii de diagnostic, servicii de psihoterapie, servicii psihiatrice sau alte activități reglementate distinct de legislația specifică și nu înlocuiesc evaluarea, diagnosticul sau tratamentul acordat de specialiști autorizați.

5. Ce date cu caracter personal prelucrăm

În funcție de modalitatea în care interacționați cu Asociația INCLUS, putem colecta și prelucra diferite categorii de date cu caracter personal necesare desfășurării activităților sociale, educaționale și de sprijin comunitar, gestionării relației cu beneficiarii, aparținătorii, voluntarii, donatorii și colaboratorii, precum și asigurării unei comunicări eficiente cu persoanele care solicită sprijin.

5.1. Date ale beneficiarilor, aparținătorilor și persoanelor care solicită sprijin

Putem prelucra date precum numele și prenumele, numărul de telefon, adresa de e-mail, adresa de domiciliu sau reședință, datele necesare întocmirii documentelor administrative, precum și orice alte informații comunicate în cadrul relației cu asociația.

De asemenea, putem prelucra corespondența purtată prin e-mail, WhatsApp, telefon sau alte mijloace de comunicare utilizate în relația cu beneficiarii, aparținătorii sau persoanele care solicită sprijin.

5.2. Date privind situația socială, familială și de vulnerabilitate

În vederea evaluării nevoilor și acordării sprijinului solicitat, putem prelucra anumite informații privind situația familială, socială sau economică a beneficiarilor, precum și informații referitoare la dificultățile întâmpinate, nevoile de sprijin, situațiile de vulnerabilitate sau alte aspecte relevante pentru desfășurarea activităților în condiții adecvate.

În anumite situații, persoanele vizate sau reprezentanții acestora pot comunica informații privind starea de sănătate, existența unor afecțiuni psihice, dizabilități, situații de violență domestică sau alte categorii speciale de date cu caracter personal, exclusiv în măsura în care acestea sunt necesare pentru acordarea sprijinului solicitat și cu respectarea garanțiilor prevăzute de legislația aplicabilă.

5.3. Date colectate prin intermediul website-ului

La accesarea website-ului, anumite informații pot fi colectate automat, inclusiv adresa IP, tipul browserului utilizat, dispozitivul folosit, locația aproximativă, paginile accesate, durata vizitei și alte informații tehnice generate prin utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare.

Aceste date sunt utilizate pentru funcționarea corespunzătoare a website-ului, analiză statistică, securitate și îmbunătățirea experienței utilizatorilor.

Website-ul poate include, în prezent sau în viitor, formulare dedicate pentru solicitarea de sprijin, înscrierea în programe sociale sau comunitare, activități de voluntariat, transmiterea de donații, înscrierea la newsletter, participarea la evenimente, transmiterea unor solicitări informative sau alte activități desfășurate de asociație.

Prin intermediul acestor formulare pot fi colectate date precum numele și prenumele, numărul de telefon, adresa de e-mail, localitatea, informații privind situația personală sau familială ori alte informații comunicate voluntar de utilizatori în vederea contactării ulterioare și gestionării solicitărilor transmise.

5.4. Date colectate prin comunicări

Putem prelucra date transmise prin intermediul formularelor de contact, WhatsApp, e-mail, telefon, Facebook, Instagram, TikTok sau alte platforme de comunicare utilizate de asociație.

Aceste date pot include informațiile comunicate în cadrul solicitărilor, mesajelor, activităților de voluntariat, donațiilor, programărilor sau discuțiilor purtate cu reprezentanții asociației.

5.5. Date privind voluntarii, donatorii și colaboratorii

În funcție de natura relației cu asociația, putem prelucra date precum numele și prenumele, datele de contact, informații privind activitatea de voluntariat, date necesare gestionării donațiilor și sponsorizărilor, date contractuale, precum și orice alte informații necesare desfășurării activităților asociației.

6. Scopurile prelucrării datelor

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopul desfășurării activităților sociale, educaționale și de sprijin comunitar ale Asociației INCLUS, precum și pentru gestionarea relațiilor cu beneficiarii, aparținătorii, voluntarii, donatorii și colaboratorii.

Prelucrarea datelor poate fi necesară pentru evaluarea solicitărilor de sprijin, desfășurarea activităților de reintegrare socială, gestionarea programelor dedicate persoanelor vulnerabile, acordarea de sprijin persoanelor cu patologie psihiatrică, sprijinirea victimelor violenței domestice, implementarea programului „Adoptă o familie”, organizarea proiectelor comunitare și menținerea unei comunicări eficiente cu beneficiarii și colaboratorii.

Totodată, datele pot fi utilizate pentru gestionarea activităților administrative și organizatorice, recrutarea și coordonarea voluntarilor, gestionarea donațiilor și sponsorizărilor, emiterea documentelor financiar-contabile, îndeplinirea obligațiilor legale și protejarea drepturilor și intereselor legitime ale asociației.

În situațiile în care persoana vizată și-a exprimat acordul, datele pot fi utilizate și pentru transmiterea de comunicări informative, campanii de conștientizare, evenimente, proiecte sociale, activități comunitare, campanii de strângere de fonduri sau alte materiale informative și de promovare.

7. Temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrarea datelor se realizează în baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri:

• executarea unui contract sau efectuarea demersurilor precontractuale;
• îndeplinirea unor obligații legale;
• consimțământul persoanei vizate;
• interesul legitim al operatorului;
• protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane;
• îndeplinirea unei sarcini desfășurate în interes public, atunci când este cazul;
• prelucrarea categoriilor speciale de date în condițiile și limitele prevăzute de legislația aplicabilă.

8. Prelucrarea datelor persoanelor vulnerabile și a categoriilor speciale de date

Asociația INCLUS acordă o atenție sporită protecției datelor persoanelor aflate în situații de vulnerabilitate și tratează cu maximă responsabilitate informațiile referitoare la beneficiarii activităților și programelor desfășurate.

În cadrul activităților sale, asociația poate prelucra, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, categorii speciale de date cu caracter personal, inclusiv informații privind starea de sănătate, existența unor afecțiuni psihice, dizabilități, situații de vulnerabilitate socială, situații de violență domestică sau alte informații necesare acordării sprijinului solicitat.

Aceste informații sunt prelucrate exclusiv în măsura în care sunt necesare pentru evaluarea nevoilor beneficiarilor, acordarea sprijinului solicitat, desfășurarea activităților asociației, protejarea intereselor vitale ale persoanelor vizate sau îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

Persoanele care furnizează informații privind alte persoane declară și garantează că au dreptul legal de a furniza aceste informații și că acestea sunt complete, reale și actualizate.

Asociația INCLUS nu poate fi responsabilă pentru eventualele consecințe generate de furnizarea unor informații incomplete, eronate, neactualizate sau omise de către persoanele care transmit aceste date.

Datele sunt utilizate exclusiv pentru scopurile pentru care au fost colectate și nu efectuăm profilare automată și nu adoptăm decizii exclusiv automate care produc efecte juridice asupra persoanelor vizate.

9. Comunicări informative și de marketing

În situația în care persoana vizată și-a exprimat acordul expres, Asociația INCLUS poate transmite comunicări informative privind activitățile desfășurate, proiectele sociale, evenimentele organizate, campaniile de conștientizare, campaniile de strângere de fonduri, activitățile de voluntariat, precum și alte informații relevante referitoare la activitatea asociației.

Aceste comunicări pot fi transmise prin e-mail, SMS, WhatsApp, telefonic sau prin intermediul platformelor de social media utilizate de asociație.

Prelucrarea datelor în scop de comunicare și marketing se realizează exclusiv în baza consimțământului persoanei vizate, iar acest consimțământ poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii acestuia.

10. Utilizarea imaginii și a materialelor foto/video

În cadrul activităților, proiectelor și evenimentelor organizate de Asociația INCLUS pot fi realizate fotografii și/sau materiale video care surprind desfășurarea activităților sociale, educaționale și comunitare.

Utilizarea imaginii beneficiarilor, voluntarilor, participanților sau altor persoane în scop de promovare, informare sau prezentare a activităților asociației se realizează exclusiv în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, după caz, în baza consimțământului expres al persoanei vizate sau al reprezentantului său legal.

Imaginile și materialele video pot fi utilizate pe website-ul asociației, pe paginile oficiale de social media, în materiale promoționale tipărite sau digitale, în prezentări, rapoarte de activitate, campanii de informare sau în alte materiale privind activitatea desfășurată.

Asociația INCLUS se obligă să utilizeze imaginea persoanelor într-o manieră rezonabilă, decentă și care să nu afecteze demnitatea, siguranța, reputația sau interesele acestora.

Consimțământul privind utilizarea imaginii poate fi retras oricând printr-o solicitare scrisă adresată asociației.

Refuzul acordului privind utilizarea imaginii sau retragerea ulterioară a acestuia nu afectează posibilitatea persoanei de a beneficia de activitățile sau serviciile oferite de asociație.

11. Social media și platforme terțe

Website-ul și activitatea Asociației INCLUS pot include link-uri către rețele sociale, widget-uri de comunicare, inclusiv widget-uri WhatsApp integrate în website, integrări Meta/Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, Google Maps sau alte servicii furnizate de operatori terți.

Interacțiunea cu aceste platforme poate conduce la prelucrarea datelor cu caracter personal de către operatorii respectivelor platforme, în conformitate cu propriile politici de confidențialitate și condiții de utilizare.

În anumite situații, comunicarea dintre asociație și beneficiari, aparținători, voluntari sau alte persoane interesate poate avea loc prin intermediul unor platforme precum WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram sau alte aplicații similare operate de furnizori independenți.

Interacționarea cu widget-ul WhatsApp integrat în website poate conduce la transmiterea anumitor date tehnice și informații către operatorul platformei WhatsApp/Meta, conform politicilor proprii ale acestuia.

Prin utilizarea acestor platforme, utilizatorii înțeleg și acceptă faptul că datele transmise pot fi prelucrate și de operatorii platformelor respective, conform propriilor reguli și politici.

Asociația INCLUS nu controlează infrastructura tehnică, politicile sau modalitatea de funcționare a acestor platforme terțe și nu poate garanta securitatea absolută a transmisiilor realizate prin intermediul acestora.

Recomandăm utilizatorilor să evite transmiterea prin aplicații de mesagerie sau platforme social media a unor informații excesive sau a unor documente care nu sunt necesare pentru desfășurarea activităților asociației.

Nu controlăm politicile și practicile operatorilor terți.

12. Cookies și tehnologii similare

Website-ul poate utiliza cookies și tehnologii similare pentru:

• funcționarea website-ului;
• analiză și statistici;
• personalizarea experienței utilizatorilor;
• comunicare, marketing și promovare.

În funcție de configurarea și funcționalitățile active ale website-ului, pot fi utilizate servicii și tehnologii furnizate de terți, precum Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, servicii de remarketing, instrumente statistice, platforme de newsletter și alte tehnologii similare destinate analizei traficului, măsurării performanței campaniilor și personalizării comunicărilor.

Aceste servicii pot colecta anumite informații privind interacțiunea utilizatorilor cu website-ul, în conformitate cu politicile operatorilor respectivi și cu opțiunile exprimate de utilizatori prin intermediul bannerului de cookies.

Detalii complete privind utilizarea cookie-urilor sunt disponibile în Politica Cookies.

Cookie-urile neesențiale sunt utilizate exclusiv în baza consimțământului exprimat de utilizator prin intermediul bannerului de cookies.

13. Divulgarea și transferul datelor

În anumite situații și numai în măsura necesară desfășurării activității, datele cu caracter personal pot fi transmise către parteneri contractuali, colaboratori sau furnizori de servicii care sprijină activitatea Asociației INCLUS.

Aceste categorii pot include furnizori de servicii IT și hosting, servicii de contabilitate, procesatori de plăți, furnizori de servicii de marketing și comunicare, platforme de social media, platforme de donații, colaboratori implicați în desfășurarea proiectelor și activităților asociației, precum și autorități publice, atunci când comunicarea datelor este impusă de lege.

În cadrul activităților de sprijin social, educațional și comunitar, datele pot fi comunicate, în condițiile prevăzute de lege și numai în măsura necesară, unor instituții publice, autorități competente, profesioniști autorizați sau organizații partenere implicate în acordarea sprijinului beneficiarilor.

Transmiterea datelor se realizează exclusiv în măsura necesară îndeplinirii scopurilor legitime urmărite și cu respectarea obligațiilor legale privind confidențialitatea și securitatea informațiilor.

Depunem toate diligențele rezonabile pentru a ne asigura că partenerii și colaboratorii care prelucrează date în numele nostru implementează măsuri adecvate de securitate și protecție a datelor.

În anumite situații, utilizarea unor platforme sau servicii furnizate de operatori internaționali, precum Meta, Google sau alte platforme online, poate implica transferul unor date în afara Spațiului Economic European. În astfel de situații, transferurile vor fi realizate cu respectarea mecanismelor legale de protecție prevăzute de legislația aplicabilă.

14. Durata stocării datelor

Datele cu caracter personal sunt păstrate doar pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, precum și pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Durata de păstrare poate varia în funcție de natura relației cu persoana vizată, obligațiile legale aplicabile, necesitatea protejării drepturilor și intereselor legitime ale asociației sau alte obligații prevăzute de lege.

Cu titlu orientativ:

• documentele financiar-contabile și fiscale pot fi păstrate pe perioada prevăzută de legislația fiscală și contabilă;
• documentele privind donațiile, sponsorizările și activitățile de voluntariat pot fi păstrate pe perioada prevăzută de legislația aplicabilă;
• documentele și informațiile aferente activităților desfășurate în cadrul programelor și proiectelor asociației pot fi păstrate pe durata implementării acestora și ulterior, pentru perioada necesară protejării drepturilor și intereselor legitime ale asociației;
• datele utilizate în scop de comunicare și marketing vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului;
• solicitările transmise prin intermediul formularelor de contact sau de sprijin pot fi păstrate pentru o perioadă rezonabilă necesară soluționării acestora.

În anumite situații, datele pot fi păstrate și ulterior încetării relației cu persoana vizată, atunci când acest lucru este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în fața autorităților competente ori a instanțelor de judecată.

La expirarea perioadelor aplicabile de stocare, datele vor fi șterse, anonimizate sau distruse în condiții de siguranță.

15. Securitatea datelor

Asociația INCLUS implementează măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, divulgării, distrugerii, modificării sau pierderii accidentale.

În acest sens, asociația utilizează sisteme informatice securizate, parole și mecanisme de acces restricționat, politici interne privind confidențialitatea și protecția datelor, măsuri de backup și proceduri organizatorice destinate prevenirii accesului neautorizat la datele prelucrate.

Totodată, persoanele care desfășoară activități în cadrul asociației și care pot avea acces la date cu caracter personal sunt informate cu privire la obligațiile de confidențialitate și la regulile privind protecția datelor.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că niciun sistem informatic, nicio platformă online și nicio transmisie de date prin internet nu poate garanta securitate absolută.

Prin utilizarea website-ului și a mijloacelor electronice de comunicare, utilizatorii înțeleg și acceptă faptul că transmiterea informațiilor prin internet poate implica anumite riscuri inerente specifice mediului online.

Deși depunem toate diligențele rezonabile pentru limitarea acestor riscuri și pentru protejarea datelor prelucrate, Asociația INCLUS nu poate garanta eliminarea completă a tuturor vulnerabilităților asociate utilizării mediului electronic și a serviciilor online.

16. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul la informare;
• dreptul de acces la datele prelucrate;
• dreptul la rectificarea datelor;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul la opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automate;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere;
• dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise la adresa de e-mail: asociatiainclus@gmail.com.

17. Autoritatea de supraveghere

Autoritatea competentă în România în domeniul protecției datelor cu caracter personal este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
Website: www.dataprotection.ro

18. Modificarea Politicii de Confidențialitate

Asociația INCLUS își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate ori de câte ori acest lucru este necesar, inclusiv pentru a reflecta modificări legislative, operaționale sau tehnologice.

Versiunea actualizată a politicii va fi publicată pe website, iar continuarea utilizării website-ului sau a serviciilor și activităților desfășurate de Asociația INCLUS după publicarea modificărilor reprezintă confirmarea faptului că persoana vizată a luat cunoștință de versiunea actualizată.

Prin utilizarea website-ului și a serviciilor oferite de Asociația INCLUS, confirmați că ați citit și ați înțeles prevederile prezentei Politici de Confidențialitate.